Un sistema di organizzazione piuttosto buono per i pensatori non lineari

Con due bambini e un marito che sono "sfidati a livello organizzativo", ho già scritto su strategie organizzative. Mantenere organizzato riduce l'ansia. Se proviamo a tenere tutto nella nostra testa senza un sistema organizzativo, continuiamo a tornare a cose che sappiamo che dobbiamo ricordare. Questo aumenta il nostro carico cognitivo e ci rende panico. Scrivere le cose è rilassante (leggi Come fare le cose e ridurre l'ansia per alcuni metodi per farlo).

La chiave per qualsiasi sistema organizzativo lo sta usando . Sfortunatamente, la maggior parte dei sistemi organizzativi sono sviluppati da pensatori lineari: quegli studenti che iniziano ogni semestre annotando ogni incarico sul loro (perfettamente pulito) programmatore con codice colore, aggiornano quotidianamente le loro liste di cose da fare e dispongono di armadi perfettamente organizzati. Amo quelle persone; Mi sono unito agli studenti per un amore condiviso con stilografiche e discussioni animate sul tipo perfetto di notebook da utilizzare per diversi tipi di progetti. Ma non è quello che sono e non è così che lavoro.

Sono una persona organizzata, ma non sono un pensatore lineare. Il mio pensiero tende ad essere raggruppato per progetti, con un'idea che si snoda in cinque altre direzioni. Aprire un libro per iniziare a scrivere una conferenza mi ricorda che ho bisogno di raccogliere cibo per i polli. Scrivendolo mi dà una nuova idea per un progetto di ricerca. Ho bisogno di un sistema organizzativo che mi permetta di incanalare la vera forza di essere in grado di creare connessioni tra le idee piuttosto che cercare di spremerlo in uno stampo lineare.

Se sei così, questo sistema potrebbe funzionare per te. È costruito su tre semplici principi:

  • Compimenti ricompensa
  • Pianificare in anticipo
  • Riduce il carico cognitivo e l'ansia

Richiede due strumenti:

  • Un diario (qualsiasi tipo di quaderno che ti piace portare in giro)
  • Un calendario

Puoi farlo elettronicamente, ma ci sono dei veri vantaggi nell'usare un diario di carta. Ti rallenta e la scrittura a mano attiva diverse parti del nostro cervello che lavorare con una tastiera.

Nancy Darling
La mia mente quando scrivo una lista.
Fonte: Nancy Darling

The Pretty Good System Passaggio I: scrivere

L'obiettivo di Pretty Good System è lo stesso di ogni altro sistema: scrivere tutto ciò che devi fare in modo da non dimenticare le cose. La maggior parte dei sistemi inizia facendoti scrivere tutte le cose che devi fare, ogni singola cosa. È travolgente, a volte catartico e sempre utile. Ma è deprimente perché le mie liste non finiscono mai e non ho mai fatto tutto su di loro.

Quindi iniziamo con le cose divertenti: ricompensa!

Registra la tua giornata Apri il tuo diario. Scrivi la data in alto. Quindi inizia ad elencare tutto ciò che hai fatto oggi. Goditi.

Questo è fantastico! Non limitarti. Non soffermarti su tutto ciò che potresti / shoulda / woulda fatto. Se fossi davvero felice con l'outfit che hai preparato stamattina, scrivilo. Festeggia questo risultato! Se questo ti ricorda come hai guidato tua figlia a scuola e si è ricordata di preparare il suo pranzo e ti ha detto che ti amava, scrivilo. L'obiettivo di questo è solo una discarica mentale; tiralo fuori sulla carta in modo da poterlo guardare e farne una lista. Un sacco di punti individuali che non devono avere senso per nessuno tranne te.

Inizia una lista di cose da fare. Mentre scrivi tutto questo, scommetto che mi verranno in mente molte altre cose. Lo fa per me. Scrivo che ho dato da mangiare alle galline e mi ricorda che sono quasi senza cibo e ho bisogno di comprarne ancora. Eccellente! Questo fa parte di ciò che scrivere cose per te; ti ricorda di altre cose relative a ciò che stai scrivendo. Sul lato sinistro della pagina (scrivo sempre il mio registro sulla pagina destra del mio diario), comincio a annotare le cose che ho ricordato che devo fare.

Aggiorna il tuo calendario. Mi ricorderò anche di altre cose che devo ricordare che sono specifiche del tempo . Ricorderò che ho fissato un appuntamento con uno studente o che ho un capitolo in scadenza sabato. Ecco perché tengo il mio calendario a portata di mano mentre scrivo ciò che ho fatto. Tutto il tempo specifico, scrivo lì. Controllerò anche il mio calendario per le cose relative a quello che ho fatto oggi e per vedere quanto tempo dovrò fare le cose domani.

Fai brevi compiti ora. L'altro tipo di cosa che emerge quando tengo il mio log è un mucchio di compiti stupidi che richiedono circa due minuti ciascuno. Perché dico due minuti? Perché nell'eccellente libro di David Allen Getting Things Done, sostiene che se hai un lavoro che richiederà meno di due minuti per completarlo, dovresti farlo appena ne pensi. Perché? Perché ci vuole più tempo per annotarlo e ricordarsi di farlo più tardi rispetto a farlo. Inoltre ti appenderà sopra la testa finché non lo farai, con tutta l'ansia che provoca. Quindi se scrivendo che ho tenuto una conferenza su ANOVA mi ricorda che ho bisogno di organizzare un incontro con uno studente, io sparo via quell'e-mail proprio lì e lì; non arriva mai alla mia lista delle cose da fare e non devo pensarci più.

Annota le buone idee. Infine, il logging può ricordarmi le buone idee che ho avuto o mi aiuta a creare connessioni che non avevo mai fatto prima. Li inserirò nel mio log o, meglio ancora, capovolgerò la pagina e li annoterò su una pagina pulita per pensarci più avanti.

Riassunto: cosa ho fatto?

  • Ho scritto un elenco di tutto ciò che ho finito e tutti i momenti salienti della mia giornata.
  • Ho generato un elenco di attività che devo fare in futuro
  • Ho aggiornato il mio calendario
  • Ho avuto un sacco di piccole cose appese fuori strada
  • Ho annotato una buona idea o due

Probabilmente mi ci sono voluti 15 minuti. (15 minuti a meno che non sia stato risucchiato nella mia e-mail o in una ricerca su computer online – qualcosa che richiede disciplina per evitare.) Questo è un altro motivo per scrivere a mano e usare solo una tastiera per il calendario e le attività brevi.)

The Pretty Good System Fase due: revisione

Gli organizzatori lavorano quando le persone li usano e quando li esaminano . In altre parole, scrivere le cose è un passo necessario ma non sufficiente per essere organizzati. Come prendere appunti, la chiave non è nella scrittura, è nell'elaborazione.

Il secondo passo del Pretty Good System è di dare un'occhiata agli ultimi giorni del tuo diario. Festeggia ancora una volta che tuo figlio ha ricevuto una B sul suo foglio e che alla fine hai inviato quel rapporto su cui hai lavorato. Ma guarda anche le ultime liste di cose da fare e vedi se c'è qualcosa su di esse che dovrebbe essere aggiunto a oggi.

Fatto ciò, dedica alcuni secondi a mettere in evidenza ciò che è più importante per essere fatto davvero domani e magari un progetto ambizioso su cui vuoi fare un passo avanti. Sii realistico: sono felice di battere due o tre cose dalla mia lista. Questo non significa che non sto facendo le cose, ma nuove cose che non mi aspettavo arrivano. L'obiettivo è continuare a nuotare, non vincere l'oro olimpico.

Alcuni consigli e trucchi

Usare un organizzatore significa tenere unita la tua vita, non quella di spendere la vita per far sembrare al tuo organizzatore un premio per il design grafico. (I diari Bullet possono essere spettacolarmente belli, ma questo è un hobby, non uno strumento.) Ci sono, tuttavia, cose che possono rendere il sistema base piuttosto buono funzionare ancora meglio.

Compra un notebook. Potresti usare il Pretty Good System su pezzi di carta, ma mi piace avere un notebook che posso portare con me. In effetti, mi piace avere un bel diario economico che è facile vedere sulla mia scrivania per portarmi dietro. Il vantaggio di usare un notebook è che ti permette di guardare indietro alle cose. Se ne hai uno che è facile da individuare e che ti piace, lo userai più spesso.

Nancy Darling
I colori brillanti risaltano tra il disordine.
Fonte: Nancy Darling

Come ho detto, tendo a mantenere il mio "registro" sul lato destro delle pagine e la mia "cosa da fare" a sinistra in modo da poter vedere entrambi gli elenchi contemporaneamente e non dover capovolgere le pagine. Personalmente mi piace usare la griglia per mantenere gli elenchi perché tutto fila. Potresti gradire la carta normale.

Scrivi a mano. Come ho detto prima, ci sono dei veri vantaggi nell'usare un giornale piuttosto che un giornale elettronico. Le tastiere ti spingono in una mentalità lineare. La cosa su Good Enough System è che ti permette di navigare nel flusso della tua mente fluida.

Non penso che il formato del calendario sia importante (io uso uno elettronico io stesso). Tuttavia, se si desidera il meglio di entrambi i mondi, è possibile fotografare il diario e importare le immagini su un blocco note elettronico come OneNote o EverNote. Eseguiranno anche la scansione della grafia e la trasformeranno in testo ricercabile. Se cerchi online, troverai persino giornali cartacei che sono fatti per essere importati direttamente in sistemi elettronici.

Trovare cose Ho rubato due idee importanti ai giornalisti dei proiettili: usando i simboli e costruendo un indice.

Come ho detto sopra, uso il mio diario per tenere traccia di molte cose oltre ai miei elenchi "log" e "to-do". Lo uso per tutto quello che voglio trovare più tardi: note per una demo che sto per fare o pensieri su cosa voglio fare per le lezioni la prossima settimana. Non mantengo questa roba organizzata in nessun posto particolare, comincio solo nella parte anteriore del notebook e uso la prossima pagina libera per scrivere la prossima idea che ho. In altre parole, i miei registri, la lista delle cose da fare e altre cose varie sono mescolate insieme nel mio diario nell'ordine in cui accadono. (Bonus: questo è molto meno costoso perché non spreco soldi su diari semivuoti con sezioni parzialmente riempite che non ho mai usato).

Per trovare le cose, uso i simboli di bookmarking e un indice. Entrambi questi sistemi mi permettono di seguire il mio pensiero naturale, non lineare, ma in realtà riesco a trovare le cose quando le voglio senza perdere molto tempo.

  • Simboli dei segnalibri: su tutte le mie pagine di registro, scarabocchiamo nell'angolo in alto a destra della pagina con un triangolo. Perché? Perché quando sfoglio il mio libro, spiccano tutte le parti scure. Semplice.
  • Altri simboli : ho altri simboli; Disegno piccoli quadrati sul lato delle pagine che hanno a che fare con il mio lavoro di presidente del dipartimento. Colorare nell'angolo in basso delle pagine che hanno a che fare con le idee di ricerca. La stessa semplice idea: i simboli risaltano in modo da ridurre il mio schema di ricerca quando sfoglio il mio diario. Se so quando l'ho scritto e so di cosa si tratta, non è così difficile da trovare. Non usare troppi. La maggior parte delle volte avrete una buona idea quando viene fuori un'idea e tutte le voci di registro contengono delle date. Questo limita davvero dove devi guardare.
  • Indici: lo sviluppo di un indice è molto più semplice di quanto sembri. Lascio in bianco le prime pagine del mio diario. Numero tutte le pagine del mio diario. Quando scrivo qualcosa di importante che so che vorrò trovare più tardi, vado nella mia pagina indice. Annoto il numero di pagina e di cosa ho bisogno di ricordare. Quando lo voglio più tardi, devo solo guardare l'elenco nella pagina dell'indice invece di cercare l'intero libro. Facile.

Provalo. Sono 15 minuti alla fine della giornata. Si sente abbastanza bene. Funziona abbastanza bene anche.

(c) Nancy Darling, 2017

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