L'arte della lettera e-mail

Fonte: jdorganizer.blogspot.ca

Cate ha avuto una discussione con una madre al telefono sulla visita durante le vacanze che si è conclusa con il suo riagganciare. Sam e sua moglie Traci hanno avuto un grosso assaggio sabato sera a proposito di faccende domestiche; sono entrambi nel congelamento dicendo poco l'un l'altro. Il supervisore di Paul ha fatto un commento monografico su abbassamenti dei livelli di produzione in un incontro di gruppo che Paul sentiva specificamente indirizzato a lui.

Guasti nella comunicazione. Ferita, rabbia o ansia. Hai bisogno di asciugare e truccare e farlo andare dritto, non lasciarlo indugiare o provare a fingere e spazzare sotto il tappeto. Ma come? Prova a inviare un'email.

Le e-mail come mezzo di comunicazione personale sembrano essere cadute nel dimenticatoio negli ultimi anni con il cinguettio e l'invio di messaggi di testo. Sono un grande fan delle e-mail e lo consiglio sempre ai miei clienti come modo di seguire dopo qualche incomprensione o incomprensione. Testi e twitter sono modi orribili per comunicare informazioni emotive. È fin troppo facile leggerli, distorcerne il significato perché spesso viene lasciato fuori e la loro immediatezza sembra generare ansia e aspettative.

Le e-mail d'altra parte possono agire come lettere. Ti danno lo spazio per scrivere i tuoi pensieri. La persona che li legge può rileggerli senza sentire la fretta di rispondere. In molti modi sono migliori delle telefonate perché l'altro non è messo sul posto o catturato quando sono di umore scadente o preoccupati di qualcos'altro.

Ecco alcune linee guida per scrivere bene e-mail:

Dì perché stai scrivendo l'e-mail e il suo scopo

Qui Cate dice che le dispiace di aver attaccato sua madre e che lei vuole spiegare cosa l'abbia fatta arrabbiare. Sam dice che si rende conto che entrambi si sentono arrabbiati e feriti e non vuole solo provare a spazzare sotto il tappeto. Paul dice di aver sentito il commento del suo supervisore e vuole chiarire i suoi livelli di produzione.

Parla di come ti senti

Usa le emozioni morbide – ferite, ansiose, tristi, preoccupate, preoccupate. Cerca di stare lontano da emozioni dure, più negative come arrabbiate, incazzate, sobbalzate, disgustate, ecc. Anche se sei arrabbiato, è probabile che le emozioni più morbide siano al di sotto. Usi le emozioni morbide perché sono più facili da ascoltare per la persona e quindi le rendono meno difensive.

Spiega come ti senti

Usa "dichiarazioni I" per spiegare perché hai reagito nel modo in cui hai fatto. Che cosa ha detto la mamma di Cate che ha ferito i suoi sentimenti? Cosa nella discussione ha portato Sam a far risalire il passato? Cosa c'è di più in Paul riguardo al commento del suo supervisore e alla sua performance personale? Aiuta l'altro a comprendere a fondo quello che ti sta motivando.

Includi ciò che pensi che l'altra persona stia pensando

Questo è uno degli elementi più importanti dell'email e uno dei suoi vantaggi. Prenditi il ​​tempo di incorporare nella tua email quello che pensi che l'altro potrebbe pensare a ciò che hai detto. Cate dice a sua madre che non sta cercando di essere critica o inappuntabile; Sam dice che non sta provando a microgestire Traci; Paul dice che non sta cercando di minimizzare le preoccupazioni del suo supervisore. In sostanza ciò che stai facendo è riconoscere come possono sentirsi e dicendo che li stacca dalla loro difesa e contrattacco.

Fai una proposta per risolvere il problema

In realtà vuoi risolvere due problemi. Uno riguarda l'argomento o la preoccupazione – Cate parla di un piano per le visite di vacanza; Sam suggerisce che si siedono e escogitano una lista di lavori di routine in modo che nessuno dei due si senta come Cenerentola; Paul dice ciò di cui ha bisogno dal suo supervisore per aiutarlo a rimanere in pista con la produzione.

L'altro problema da affrontare riguarda il processo di comunicazione generale. Qui Cate parla delle loro conversazioni telefoniche che sembrano sempre andare nel passato; Sam dice che gli piacerebbe che entrambi potessero tornare indietro e parlare dei problemi piuttosto che fare il congelamento per giorni e giorni; Paul dice che potrebbe essere utile per lui e il suo supervisore avere incontri settimanali di touchdown in modo che il suo supervisore sappia cosa sta facendo, quindi i potenziali problemi non si accumulano, quindi il suo supervisore può dargli un feedback più diretto.

Follow-up di persona o con una telefonata

Lo scopo dell'e-mail non è evitare una conversazione diretta o in diretta. Cate dice nella sua e-mail che chiamerà sua madre più tardi nella settimana dopo aver avuto il tempo di pensare alla sua email. Sam dice che gli piacerebbe parlare della sua e-mail quando tornerà a casa quella notte e sentire cosa pensa Traci. Paul si ferma dall'ufficio del suo supervisore e controlla se il suo supervisore ha ricevuto l'e-mail, se ha qualche domanda, che cosa pensa delle sue idee.

Ciò a cui mirate è una conversazione più profonda, dando inizio a una discussione più razionale e completa. L'email può dare a te e agli altri la possibilità di fare esattamente questo.

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