La tua e-mail è fuori controllo?

Chiaramente, la posta elettronica ci consente di comunicare rapidamente, di rimanere aggiornati, di entrare in contatto con tutti e di essere flessibili; ma un volume eccessivo di e-mail può danneggiare la produttività e il benessere sul luogo di lavoro.

Nonostante la crescente influenza dei social media nelle nostre vite, molti di noi fanno ancora affidamento sulla posta elettronica non solo per il lavoro, ma anche per la comunicazione personale. E riceviamo molte più e-mail di quante ne abbiamo bisogno (a) e (b) ci divertiamo a trattare. Considera i seguenti risultati:

Un recente rapporto del McKinsey Global Institute ha rilevato che trascorriamo il 28% del nostro tempo a leggere e rispondere alle e-mail e un ulteriore 19% di ricerca e raccolta di informazioni per indirizzare efficacemente le nostre e-mail – per la maggior parte delle persone nelle nazioni sviluppate o in via di sviluppo, quindi , lavorare è e-mail. Le cifre sono ancora più alte per i "lavoratori della conoscenza" (professionisti, lavoratori qualificati o ben retribuiti): ben 28 ore settimanali sono spese per attività legate alla posta elettronica (leggere, pensare, pianificare e scriverle, sia per comunicazioni interne o esterne). Aggiungi i social media all'equazione e ti chiederai cosa eravamo soliti fare 20 anni fa, prima dell'avvento delle comunicazioni digitali …

In un recente studio, Mark, Voida e Cardello (2012) hanno interrotto l'accesso alle e-mail per i dipendenti per 5 giorni. Hanno anche misurato i loro livelli di concentrazione – messa a fuoco delle attività, passaggio da una finestra all'altra – e misure sia fisiologiche che psicologiche di stress, confrontandole con i normali livelli di lavoro basato sulla posta elettronica. I loro risultati hanno mostrato che l'obiettivo dell'attività era significativamente più elevato durante i cinque giorni di assenza di e-mail rispetto a una misura di base di lavoro con accesso alla posta elettronica. Inoltre, hanno scoperto che i dipendenti sperimentavano meno stress quando non avevano accesso a nuove e-mail rispetto a quando lo facevano. Tagliare le e-mail potrebbe non essere la soluzione, ma questo studio suggerisce ancora che il minor traffico e-mail migliora la qualità del lavoro e l'output delle prestazioni.

In un altro studio, Barley, Meyerson & Grodal (2011) hanno misurato l'uso di e-mail percepito in relazione all'esaurimento e al burnout. Hanno scoperto che l'e-mail è percepita come una fonte di stress, per due ragioni principali: in primo luogo, estende la quantità di lavoro, portando a orari di lavoro più lunghi (a volte fuori dall'ufficio e nei fine settimana) – e se non rispondono , le persone sentono di rischiare di rimanere indietro con compiti di lavoro. In secondo luogo – e in qualche modo paradossale – più tempo passano le persone nella gestione delle e-mail, più sovraccarico e stressato si sentono. Questa incapacità di spegnere crea un circolo vizioso in cui un utilizzo più elevato aumenta la dipendenza senza aumentare la produttività percepita.

Se sei interessato a tecniche per ridurre il tuo traffico e-mail, ti consiglio vivamente il capolavoro di Tim Ferris sull'argomento.

Stiamo anche conducendo delle ricerche sul legame tra personalità e uso e abuso della posta elettronica. Partecipa al nostro studio qui e ottieni un feedback immediato sui risultati.

Riferimenti

Mark, GJ, Voida, S. & Cardello, AV (2012). "Un passo non dettato dagli elettroni": uno studio empirico del lavoro senza e-mail. In Atti della conferenza SIGCHI sui fattori umani nei sistemi informatici (CHI 2012, 555-564), Austin, Texas, 5-10 maggio. ACM Press.

Stephen R. Barley, Debra E. Meyerson, Stine Grodal: E-mail come fonte e simbolo dello stress. Scienza dell'organizzazione, 22, 887-906

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