Che cosa dice la tua casella di posta elettronica?

Ho ricevuto 47 email nella mia casella di posta questa mattina, senza contare cosa Gmail e Mac Mail sono riusciti a filtrare in spam, listserv e annunci. È piuttosto tipico per un venerdì. I sabati hanno molto meno, lasciandomi entrambi sollevato e ansioso che qualcosa non sia riuscito a passare. Sono insolitamente nevrotico riguardo all'email? Io non la penso così

Ci avviciniamo tutti alla condivisione e memorizzazione delle informazioni in modo un po 'diverso e lo stesso vale per la posta elettronica. Non solo quello che diciamo o mandiamo, ma ciò che manteniamo. L'ubiquità di "in-box" solleva la questione di come gestiamo quelli che riceviamo. Non tutti usano la posta elettronica allo stesso modo, ma mai prima nella storia è stato possibile avere così tanti "contatti personali" da così tanti. Per alcuni, è un'ancora di salvezza per la carriera, per altri è il centro della loro esistenza sociale. La maggior parte di noi è da qualche parte nel mezzo. Il modo in cui gestiamo le e-mail dipende da come lo usiamo, dall'importanza che i diversi tipi di e-mail ci sono da un amante o da un annuncio con un coupon off, e dal nostro approccio generale alle informazioni e alla vita.

Pamela Rutledge/Shutterstock
Fonte: Pamela Rutledge / Shutterstock

Non si può negare che l'e-mail sia personale, in particolare ora che gli smartphone estendono quello che era un evento desktop / portatile. Gli studi hanno utilizzato messaggi di posta elettronica e SMS come interventi per modificare il comportamento (ad es. Lim, et al., 2012). Questo rende la questione della gestione della posta elettronica più carica rispetto a, ad esempio, il ritorno a casa dalle vacanze per ordinare la posta di una settimana di posta ordinaria.

Abbiamo anche un gap generazionale, non per età ma per adozione tecnologica. Le persone variano nel loro interesse e capacità di "controllare" la corrispondenza digitale, come la posta elettronica. Alcune persone non lo usano affatto, trovando più problemi di quanto valga la pena – con dispiacere del loro gruppo sociale che vuole inviare i minuti del club di giardinaggio in PDF.

Alcune delle variazioni nella gestione della posta elettronica sono interamente un problema di conoscenza e abilità. Ad esempio, alcune persone non conoscono i filtri antispam, le cartelle, la posizione del pulsante Elimina o altri modi di gestire tutte quelle e-missive.

L'obiettivo non detto di una casella di posta elettronica organizzata è come avere organizzato il cassetto della scrivania. Ma per la maggior parte, la gestione della posta elettronica si riduce ad alcuni comportamenti più legati alla personalità: una combinazione di organizzazione, procrastinazione, perfezionismo, paura della perdita e capacità di lasciarsi andare. Dove cadi?

L'email Dominatrix

Il super efficiente avrà una politica di tolleranza zero per e-mail non lette. La maggior parte dei guru dell'organizzazione ti dirà di smistare la tua email, gestirla durante i tempi stabiliti e determinare cosa può essere gestito con una risposta rapida o cosa deve essere messo da parte quando hai più tempo. L'idea è di non avere il mucchio non letto che ti sta facendo impazzire. Una volta che sai di avere il tempo pianificato per rivedere la tua casella di posta, puoi passare al tempo ininterrotto ed essere più produttivo. Psicologicamente, ti fa sentire indietro sapere che quelle e-mail si stanno accumulando a meno che tu non abbia una strategia pianificata per la loro revisione (a meno che non ti importi davvero cosa c'è).

Il procrastinatore

Tutti sanno che l'elaborazione dell'email può consumare la giornata se non si stanno formando giudizi prioritari su ciò che è importante. Ciò rende la conservazione di una casella di posta elettronica non letta da zero una strategia eccellente per qualcuno che sta evitando di fare qualcosa di difficile dove devono pensare. Se gestisci tutte le tue e-mail per evitare di fare il tuo lavoro, non devi preoccuparti di salvarle per dopo.

Il filtro e il filer

Alcune persone salvano la loro e-mail in lettura utilizzando filtri e cartelle per facilitare la ricerca di informazioni in futuro. Salvare le e-mail è più veloce che salvare le informazioni in un altro formato (come salvare in PDF e archiviarle fuori dal programma di posta). Se hai bisogno di cercare vecchie prenotazioni di viaggi, ricevute fiscali o proposte, questa strategia ha un senso. Anche se è probabilmente un po 'deludente dal momento che i programmi di posta sono difficili da cercare rispetto ai normali file. Quante volte hai cercato un'e-mail e hai dovuto chiedere a un collega, "quale data hai inviato?" Tuttavia, c'è un piccolo costo marginale nel salvataggio delle e-mail in termini di spazio di archiviazione, che riordina solo le caselle di posta elettronica ha senso economicamente se il tuo file di posta elettronica è lento, non perché stai colpendo la capacità della tua casella di posta elettronica. Alcuni programmi di posta elettronica, come Mac Mail, rendono impossibile archiviare gli anni, creando così una perdita o un dilemma più difficile. Questa strategia funziona per i perfezionisti.

Il perfezionista

Ok, sai chi sei. I perfezionisti salvano le e-mail in lettura con l'idea che otterranno tutto ciò che gli viene chiesto, dal riscatto dei coupon ai webinar e alla lettura dei download di eBook da Hubspot. È l'equivalente digitale della riparazione nella parte posteriore dell'armadio o una lista di cose da fare che è così lunga che non può essere utile. Ciò consente ai perfezionisti di giustificare il fatto di essere un maniaco del lavoro, tuttavia, se dovesse sorgere il bisogno di giustificazione.

Spiriti gratuiti

La maggior parte delle persone legge la propria e-mail: le nostre vite professionali e sociali sono in gran parte incentrate sulle comunicazioni digitali. Alcuni no. Qualcuno con migliaia di e-mail non lette non si preoccupa molto di ciò che dice o non ritiene che ci sia qualcosa che è urgente o rilevante a quello che stanno facendo ogni giorno. Non cancellare tutte quelle email non lette significa illudersi che se volessi sapere cosa stava succedendo lì dentro, potresti scoprirlo. Allo stesso tempo, hai la sensazione che tu debba essere molto popolare perché altrimenti avresti tutte le email? Probabilmente significa anche che gli spiriti liberi hanno trovato un modo per rimanere in contatto con le persone che contano davvero senza usare la posta elettronica, che si tratti di sms o piccione viaggiatore.

The Truly Overwhelmed

A volte è difficile distinguere tra Free Spirits e Truly-Overwhelmed, dal momento che nessuno dei due risponde alle e-mail, o lo fa solo sporadicamente. La differenza può essere vista nei loro volti. L'ufficio postale italiano, una volta arrivato così dietro, ha gettato via un po 'di posta e ha iniziato a farsi vivo. Questa è una strategia ragionevole per i Truly Over-Whelmed. Se ti sei perso qualcosa di importante, molto probabilmente riceverai l'email "Hai ricevuto la mia email".

Cercatori di sicurezza

Alcune persone salvano le e-mail leggere per il senso di sicurezza che danno credere di poter trovare le cose se necessario, ma raramente o mai. Alcuni di noi hanno più tolleranza per l'incertezza di altri. Salvare le e-mail è una copertura di sicurezza insoddisfacente a lungo termine, tuttavia, perché devi ricordare tante cose (come la riga dell'oggetto) per trovare una email specifica.

Romantici

Alcune persone salvano le e-mail da amici, familiari e persone a cui stanno a cuore perché sembra sbagliato eliminarle come se fossero ". Questo tende ad essere una persona completamente inadatta a SnapChat.

Ciò che conta di più è che il tuo stile email funzioni per te. Se no, puoi unirti ai ranghi di Email Frustrated.

L'email frustrata

Questa persona (e io sono uno di questi) è un ibrido tra Filterer / Filer, Perfectionist e Romantic. Trascorriamo tutto il nostro tempo alla ricerca di un programma di posta elettronica migliore che possa risolvere i nostri problemi di gestione della posta elettronica, perché ne risparmiamo troppi e non possiamo ancora trovare nulla quando ne abbiamo bisogno. Se hai una raccomandazione, sto ancora cercando!

Lim, MSC, Hocking, JS, Aitken, CK, Fairley, CK, Giordania, L., Lewis, JA, et al. (2012). Impatto del testo e della messaggistica e-mail sulla salute sessuale dei giovani: una sperimentazione controllata randomizzata. Journal of Epidemiology and Community Health, 66 (1), 69-74.

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